Ekipa kończy zlecenie w Niemczech. Klient korzysta z obiektu, ostatni pracownicy wracają do Polski, faktura zostaje wysłana. Wydawałoby się, że temat jest zamknięty. Kilka tygodni później zleceniodawca zgłasza jednak poprawki, kwestionuje dodatkowe prace albo zatrzymuje część wynagrodzenia.
To jeden z momentów, w których prawnik polsko-niemiecki może pomóc firmie z Leszna uporządkować dokumentację i sprawdzić, czy stanowisko niemieckiego kontrahenta rzeczywiście ma podstawę.
Najdroższe są prace, których nikt nie potwierdził
Na budowie lub przy realizacji usługi zmiany bywają naturalne. Klient prosi o przesunięcie elementu, wykonanie dodatkowego zakresu albo przyspieszenie prac.
Problem zaczyna się później:
„Tego nie zamawialiśmy. Cena obejmowała całość”.
Dlatego każda zmiana powinna pozostawić ślad.
Co warto zachować?
- wiadomość z poleceniem,
- zmieniony kosztorys,
- zdjęcia,
- informacje z placu budowy,
- potwierdzenie dodatkowych godzin,
- dokumentację wykorzystanych materiałów,
- odpowiedź osoby reprezentującej zleceniodawcę.
Nie musi powstać dziesięciostronicowy aneks. Ważne, aby później można było wykazać, kto i co rzeczywiście zamówił.
Niemiecka umowa podwykonawcza pod lupą
Wykonawca często skupia się na kwocie kontraktu. Tymczasem największe ryzyko może znajdować się kilka stron dalej.
Przed podpisaniem należy sprawdzić między innymi:
odbiór robót, odpowiedzialność za wady, terminy zgłaszania roszczeń, kary, potrącenia i prawo właściwe.
Szczególnie ostrożnie trzeba traktować odesłania do dodatkowych warunków niemieckiego generalnego wykonawcy.
Kancelaria zajmuje się przygotowaniem i analizą dokumentów w ramach prawa umów.
Klient zatrzymał 20% faktury. Czy może?
Samo stwierdzenie, że wykonanie posiada wadę, nie daje automatycznie prawa do zatrzymania dowolnej części wynagrodzenia.
Trzeba ustalić:
- czego dotyczy zarzut,
- kiedy został zgłoszony,
- czy wada rzeczywiście istnieje,
- kto odpowiada za jej powstanie,
- czy wykonawca otrzymał możliwość poprawy,
- jak wyliczono zatrzymaną kwotę.
Niezapłacona faktura w Niemczech może zatem oznaczać zarówno zwykłą zaległość, jak i bardziej rozbudowany spór o sposób wykonania umowy.
Obsługę roszczeń pieniężnych kancelaria prowadzi w ramach działu wierzytelności.
Zdjęcie z telefonu może mieć większe znaczenie niż sądzisz
W sporach wykonawczych dokumentacja fotograficzna potrafi być niezwykle przydatna.
Nie chodzi tylko o końcowe zdjęcie gotowej realizacji.
Dobrze dokumentować:
- stan przed rozpoczęciem,
- kolejne etapy,
- elementy zasłaniane w dalszej części prac,
- materiał dostarczony przez klienta,
- zgłoszone uszkodzenia,
- stan w dniu odbioru.
Fotografia nie rozwiąże każdego sporu, ale razem z korespondencją i umową może pomóc odtworzyć rzeczywisty przebieg zlecenia.
Firma rodzinna też potrzebuje procedury
„Przecież zawsze robiliśmy to w ten sposób” działa do czasu pierwszego poważnego konfliktu.
Nawet kilkuosobowa firma może wprowadzić prostą zasadę:
Każda zmiana = jedna wiadomość
Po rozmowie telefonicznej pracownik wysyła krótkie potwierdzenie:
„Zgodnie z dzisiejszym ustaleniem wykonujemy dodatkowo…”.
To kilkadziesiąt sekund pracy, które po kilku miesiącach może mieć dużą wartość dowodową.
Jeżeli współpraca z niemieckimi kontrahentami jest regularna, warto rozważyć bieżącą obsługę firmy.
Kiedy przekazać sprawę prawnikowi?
Nie dopiero wtedy, gdy druga strona całkowicie przestanie odpowiadać.
Dobrym momentem jest sytuacja, gdy kontrahent:
- odmawia odbioru,
- pierwszy raz kwestionuje fakturę,
- zapowiada potrącenie,
- przesyła obciążenie,
- proponuje podpisanie ugody,
- powołuje się na postanowienia umowy, których firma wcześniej nie analizowała.
Pomoc prawna Niemcy – Leszno
Firma z Leszna realizująca zlecenia na terenie Niemiec może przesłać umowę, faktury, zdjęcia, protokoły oraz korespondencję do analizy. Pozwala to ustalić, które roszczenia są zasadne i jakie dalsze działania warto podjąć.
Dane do przekazania sprawy znajdują się na stronie kontakt.